LA SÉCURITÉ AÉRONAUTIQUE À L'ÈRE DE L'IA : DÉPASSER LES LIMITES D’EXCEL

Par Christian Do Cao, expert en technologies de l’information, pilote instructeur et fondateur d’AIMIS, éditeur des solutions QUOTES-SGS et SAFE & RULES

 LE CONSTAT

Le secteur aéronautique fonctionne dans un cadre réglementaire imposé par l’Agence Européenne de la Sécurité Aérienne (EASA). Au cœur de ces exigences se trouve le Système de Gestion, articulé autour du Safety Management System (SMS) et du Compliance Monitoring System (CMS). Ces systèmes maintiennent les agréments, mais leur gestion quotidienne pose un problème pratique que beaucoup d’organisa tions connaissent : l’utilisation d’outils bureautiques non adaptés. Cet article examine cette situation et présente des solutions pour une gestion plus efficace.

LE SYSTÈME DE GESTION SELON L'EASA

Le Système de Gestion repose aujourd'hui sur deux composantes complémentaires :

 Safety de gestion selon l'EASA

Le SMS représente l'approche proactive de la sécurité, visant à identifier et atténuer les risques avant qu'ils ne deviennent incidents. Il s'organise autour de quatre axes :

• la politique et les objectifs de sécurité ;

• l'identification des dangers et la gestion des risques ;

• l'assurance de la sécurité par la surveillance des performances ;

• la promotion de la sécurité et la communication.

Les facteurs humains et organisationnels (FOH) sont maintenant pleinement intégrés au SMS, car ils influencent directement la performance du système.

Compliance Monitoring System (CMS)

Le CMS assure la conformité continue de l'organisation avec les exigences réglementaires et ses procédures internes. Il comprend :

• un programme d'audits et d'inspections ;

• des processus de détection et de correction des non-conformités ;

• un système de gestion documentaire ;

• des mécanismes d'amélioration continue.

Ces deux piliers ne sont pas indépendants : les résultats des audits alimentent l'évaluation des risques, tandis que l'analyse des événements de sécurité peut révéler des écarts de conformité. 

Le modèle de gestion de risque BOW TIE.

 Extrait des points réglementaires relatifs aux opérations HEMS HEC, à présenter point par point aux autorités, en apportant des éléments de preuve pour chaque item.

Le HEMS HEC correspond à des opérations de secours médical d’urgence par hélicoptère impliquant l’usage d’un treuil pour hélitreuiller des personnes ou du matériel dans des environnements difficiles d’accès.

Le rôle central du système de gestion

Le Système de Gestion n'est pas une simple formalité administrative. Il constitue la base sur laquelle  repose l'agrément EASA, et il est rendu obligatoire par plusieurs règlements européens :

• organisme de maintenance (Part-145) ;

• CAMO (gestion de navigabilité) ;

• CAO (combiné maintenance + navigabilité) : le système de gestion est simplifié sans obligation formelle de SMS ;

• exploitant aérien (AOC) ;

• organisme de formation (ATO) : le SMS est obligatoire si formation vers CPL/ATPL ou opérateurs CAT ;

• ANSP (prestataire navigation aérienne) ;

• aéroport certifié (ADR) ;

• organisme de conception (DOA Part 21 J) & organisme de production (POA Part 21 G) : des évolutions sont prévues.

En France, la surveillance de ces agréments est assurée par deux entités principales :

• la DSAC (Direction de la Sécurité de l'Aviation Civile), service à compétence nationale de la DGAC, pour la supervision des exploitants aériens, des organismes de formation, des aérodromes et des prestataires de services de navigation aérienne ;

• l'OSAC (Organisme pour la Sécurité de l'Aviation Civile), organisme habilité par l'État, pour la surveillance des organismes de production, de maintenance et des CAMO (Continuing Airwor thiness Management Organisation).

Les audits menés par ces autorités examinent l'effi cacité du Système de Gestion. Une défaillance dans ce domaine peut entraîner :

• des constats de non-conformité pouvant mener à des restrictions d'activité ;

• une suspension temporaire ou un retrait de l'agrément ;

• un impact sur la réputation avec des consé quences commerciales ;

• un risque accru d'incidents ou d'accidents.

Dans ce contexte, un Système de Gestion solide représente non seulement une obligation réglemen taire, mais aussi un avantage concurrentiel. 

 LE SYSTÈME DE GESTION

La réglementation établit un cadre structurant en posant des exigences minimales de sécurité. Le système de gestion de la sécurité (SGS) complète ce cadre en identifiant les risques spécifiques à l’organisation et en mettant en place des mesures internes adaptées. Ainsi, le SGS compense les limites du cadre réglemen taire et crée des barrières additionnelles, permettant d’adapter et de renforcer en continu la sécurité au-delà des seules obligations réglementaires.

 EXCEL FACE AUX EXIGENCES SPÉCIFIQUES

Malgré l'importance du Système de Gestion, un fait surprenant persiste : la prédominance d'Excel comme outil principal pour gérer les activités Safety et Compliance. Ce phénomène s'explique par :

• la disponibilité d'Excel dans tous les environne ments professionnels ;

• la flexibilité apparente pour créer des tableaux de suivi ;

• l'absence de coût d'acquisition (déjà dans la suite bureautique) ;

• pas d'investissement initial en formation.

Cette approche génère pourtant des difficultés opérationnelles qui s'amplifient avec la complexité croissante des exigences réglementaires. Limites pour la gestion Safety Dans le domaine de la sécurité, Excel montre ses limites :

• difficultés à établir des liens entre différents événements ;

• limitations dans l'analyse de tendances sur de grandes quantités de données ;

• absence de notifications automatiques et de workflow ; 

• risques d'erreurs lors des manipulations manuelles ;

• impossibilité d'intégrer les retours d'expérience dans une base structurée.

Un exemple concret : lors d'un événement de sécurité, le Safety Manager doit souvent consolider manuellement les informations entre plusieurs fichiers Excel - un pour le reporting initial, un autre pour le suivi des actions, un troisième pour les statistiques. Cette fragmentation augmente les risques d'erreur et complique l'analyse transverse des données, pourtant essentielle à la détection de signaux faibles.

Contraintes pour la gestion Compliance

Pour le suivi de la conformité, les défis sont similaires : 

• difficulté à maintenir à jour les référentiels réglementaires ;

• complexité dans le suivi des actions correctives ;

• absence de lien entre constats d'audit et exigences réglementaires ;

• lourdeur dans la génération de rapports ;

• risque de perte d'historique et de traçabilité.

Le Compliance Manager se trouve confronté à une double problématique : d'une part, suivre les évolutions constantes de la réglementation EASA, et d'autre part, s'assurer que l'organisation applique ces règles. Avec Excel, chaque mise à jour du référentiel nécessite une intervention manuelle sur de multiples f ichiers, avec des risques de désynchronisation et d'incohérence.

La charge administrative disproportionnée

L'utilisation d'Excel pour ces activités entraîne une charge administrative qui détourne les ressources de leur mission première. Les Safety Managers et Compliance Managers se trouvent pris dans un cycle de :

• copier-coller entre fichiers ;

• mise en forme manuelle pour les rapports ;

• re-saisie d'informations déjà disponibles ;

• consolidation laborieuse de données ;

• vérification manuelle de la cohérence.

Cette situation mène à un paradoxe : les profes sionnels de la sécurité et de la conformité passent plus de temps à gérer l'administratif qu'à analyser et améliorer le système. Le temps consacré à la préparation des réunions et au formatage des données pour les audits empiète sur celui qui devrait être dédié à l'analyse des risques ou à la mise en place d'actions préventives.

L'impact sur l'organisation

Cette situation a des répercussions directes sur l'efficacité globale du système.

Réactivité limitée - La lourdeur administrative ralentit le traitement des événements de sécurité. Entre le moment où un incident est signalé et celui où des actions concrètes sont définies et suivies, il peut s'écouler un temps précieux. Cette latence peut être critique lorsqu'il s'agit de prévenir la récurrence d'événements similaires.

Perte de vision globale - La fragmentation des données entre différents fichiers Excel rend difficile l'obtention d'une vision d'ensemble. Les corrélations entre événements, pourtant essen tielles à la compréhension des risques systémiques, deviennent presque impossibles à établir sur des volumes importants de données.

Vulnérabilité face aux audits - Face aux auditeurs, la démonstration de conformité devient un exercice laborieux. La recherche d'éléments de preuve, dispersés dans de multiples fichiers, consomme un temps considérable et augmente le risque que certains aspects ne soient pas correcte ment documentés.

Démotivation des équipes - Les professionnels de la sécurité et de la conformité, souvent passionnés par leur métier, se retrouvent confinés à des tâches administratives répétitives. Cette situation peut conduire à une démotivation progressive et, paradoxalement, à une attention moindre portée aux enjeux réels de sécurité.

VERS DES OUTILS SPÉCIALISÉS

Face à ces défis, l'évolution vers des solutions spécialisées devient une nécessité stratégique. C'est dans ce contexte qu'a été développée l'application Safe & Rules, conçue pour les Safety Managers et Compliance Managers des organisations soumises aux réglementations EASA.

Cette solution adopte une approche intégrée qui reflète la réalité opérationnelle des systèmes modernes, où Safety et Compliance interagissent constamment. 

Elle s'articule autour de plusieurs principes.

Intégration des référentiels réglementaires

L'application intègre directement les exigences EASA et les maintient à jour automatiquement, ce qui permet de :

• lier automatiquement les constats d'audit avec les exigences correspondantes ;

• assurer la traçabilité entre les activités et leur base réglementaire ;

• générer des matrices de conformité à jour.

Cette intégration native élimine le besoin de maintenir manuellement des référentiels séparés et garantit que l'organisation travaille toujours avec la version la plus récente des textes réglementaires.

Gestion des workflows

Contrairement aux tableurs statiques, une solution spécialisée automatise les flux de travail :

• notification des acteurs concernés selon les événements ;

• suivi des échéances pour les actions correctives ;

• escalade en cas de non-résolution dans les délais ;

• validation électronique des étapes.

L'automatisation des workflows permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de s'assurer que chaque étape du processus est correc tement exécutée et documentée, sans risque d'oubli ou de court-circuit.

Intégration de l'intelligence artificielle

Ce qui est intéressant est que Safe & Rules donne la possibilité d’alimenter des IA d’information pertinente, tout en respectant la confidentialité et d’injecter facilement les résultats après validation (par les humains).

Ainsi Safe & Rules permet d’interagir avec un assistant IA, qui processe en amont les travaux coûteux en temps (traitement de masse avec référen tiels complexes, maintien de la cohérence et de la pertinence). Le système prévoit une validation par les équipes et permet de ré-injecter les résultats très facilement dans Safe & Rules.

Pour imager l’utilisation de l’IA : c’est comme utiliser un pilote automatique pour avoir du temps pour préparer une approche en toute sécurité et reprendre le pilotage manuel pour l’atterrissage. Cette approche permet d’exploiter le potentiel de l’IA comme assistant, sans jamais remplacer le jugement des professionnels de la sécurité et de la conformité.

Réduction de la charge administrative

En automatisant les tâches répétitives, l’application permet aux professionnels de se concentrer sur leur métier :

• génération automatique de rapports ;

• élimination des copier-coller et des ressaisies ;

• importation directe des données existantes ;

• conservation de l’historique complet.

Cette réduction de la charge administrative libère un temps précieux qui peut être réinvesti dans des activités à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse approfondie des causes racines ou le développement de nouvelles mesures préventives.

Témoignage et retour d'expérience

Un responsable SMS d’une opération HEMS témoigne : « Depuis l’adoption de Safe & Rules, notre cartographie des risques pour nos opérations d’hélicoptère SAMU s’est nettement améliorée. Les inspecteurs DSAC ont apprécié notre capacité à lier événements, risques et actions d’atténuation. Les quelques constats reçus ont été faciles à lever grâce à la traçabilité du système. »

EN SYNTHÈSE

L’évolution des outils de gestion Safety et Compliance représente un changement dans l’approche même de la sécurité et de la conformité aéronautiques. En libérant les professionnels des tâches administratives, des solutions comme Safe & Rules permettent de recentrer l’attention sur l’essentiel : l’amélioration continue de la sécurité et de la qualité des opérations.

Cette transformation devient particulièrement nécessaire dans un contexte d’évolution constante des réglementations. Les organisations qui dépasseront les limites des outils généralistes pour adopter des solutions spécialisées gagneront en efficacité administrative et développeront un avantage en termes de résilience, d’agilité réglementaire et de sécurité opérationnelle.

Face aux défis de l’aviation moderne, mettre la technologie au service de la sécurité devient essentiel, non comme une fin en soi, mais comme un moyen de libérer le potentiel humain pour ce qui ne peut être  automatisé : l’analyse, l’anticipation et l’innovation en matière de sécurité aéronautique.

Comme le rappelait l’ingénieur aéronautique Theodore von Kármán : « Un scientifique étudie ce qui existe, un ingénieur crée ce qui n’a jamais été. » Dans le domaine de la sécurité aéronautique, il est temps de créer les outils qui permettront d’atteindre des niveaux de sécurité encore jamais atteints.

Exemple de cartographie des risques d’une activité de voltige aérienne réalisée selon le modèle BOW TIE.

Cette cartographie a été élaborée avec le logiciel Safe & Rules, qui permet de structurer visuellement les risques, les barrières de protection, de récupération et de mitigation. Safe & Rules intègre également la gestion de tous les référentiels internes et réglementaires applicables, facilitant ainsi le suivi, l’évaluation des risques avant et après mise en place des barrières, et le pilotage du système de gestion de la sécurité.